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Metodo

I risultati di un gruppo di lavoro dipendono molto dall'efficacia e dall'efficienza del suo metodo di lavoro.


E' interessante notare come il metodo, per un verso, misuri il successo della negoziazione iniziata con l'obiettivo e per certi aspetti rappresenti la sua prosecuzione e, per un altro verso, rappresenti e fissi la regola della conformità che è contraria rispetto a quella della variabile "ruolo" che fissa, invece, la regola della differenziazione.


Il metodo ha come riferimento le norme operative: è la "regola del lavoro" e dell'interazione professionale nei gruppi; istituisce ed ordina il lavoro del gruppo, prevede il rispetto di procedure ed una sequenza di comportamenti predeterminati, di azioni definite.


Il metodo gioca un ruolo essenziale nello sviluppo del processo che porta il gruppo dall'interazione all'integrazione, perchè è cruciale nel passaggio intermedio della interdipendenza come ricerca di una unità del gruppo attraverso relazioni di dipendenza reciproca.


La scelta delle modalità di soluzione del problema, nel nostro caso la scelta sulle modalità di esercizio della professione di avvocato, lega ed impegna tutti allo stesso modo.


I membri del gruppo trovano nel metodo il collante definitivo, stipulano il contratto che li fa dipendere l'uno dalle capacità e competenze dell'altro.
Nel gruppo l'interdipendenza determinata dal metodo di lavoro assume così due aspetti differenti: operativo ed affettivo.


Da un lato, la connotazione di interdipendenza operativa e produttiva fa sì che ciascuno, nello svolgimento dell'attività, dipenda dalle capacità, conoscenze e competenze dell'altro: nessuno potrebbe raggiungere da solo i risultati che ottiene in gruppo. La sinergia è l'espressione positiva di questo tipo di interdipendenza.
Dall'altro, l'interdipendenza affettiva si manifesta nel livello di accettazione e condivisione del metodo di lavoro anche attraverso le immagini reciproche che i membri scambiano tra di loro in termini di efficienza, efficacia, qualità professionali.


Il gruppo di lavoro IURE MRR, dopo svariate riunioni e scambi di opinione tra i membri, ha approvato il modello o metodo di lavoro qui di seguito riportato:

 

MODELLO O METODO ORGANIZZATIVO


DICHIARAZIONE DI PRINCIPIO

I rapporti, sia interni che esterni, debbono essere comunque improntati ai principi di fedeltà, onestà, correttezza, trasparenza e rispetto reciproco.

ELENCO DELLE ATTIVITA' DELLO STUDIO LEGALE

 

  • attività direzionali;
  • attività gestionali, cioè di gestione della struttura;
  • attività di segreteria;
  • attività di svolgimento delle pratiche cioè attività forense in senso stretto;
  • attività di supporto.

 

LE ATTIVITA' DIREZIONALI

Sono di esclusiva competenza dei soci dello Studio ed hanno per oggetto i rapporti con i clienti, la regolamentazione dei rapporti con i collaboratori, i rapporti con i dipendenti, i rapporti con i colleghi ed in generale con l'esterno, l'assegnazione delle pratiche e degli incarichi, il controllo delle pratiche sia con riferimento allo svolgimento della pratica (la c.d. supervisione), sia con riferimento al rispetto delle procedure interne di svolgimento delle medesime (i c.d. controlli di linea), il controllo di monitoraggio (come ad esempio il controllo mensile di quante ore ha speso lo Studio nell'erogazione dei servizi, incrociato con il controllo degli onorari per verificare la redditività complessiva e specifica, riesame a campione dei fascicoli, acquisizione di dati sul grado di soddisfazione dei clienti, ecc. ecc.); l'attività di pianificazione strategica ed attuativa relativa alla erogazione ed alla qualità dei servizi, al marketing, all'immagine ed all'organizzazione dello Studio ed in generale agli aspetti finanziari inerenti lo Studio, nonchè l'intermediazione con il commercialista ai fini del monitoraggio del bilancio dello Studio.


LE ATTIVITA' GESTIONALI

Sono di competenza dei soci dello Studio, ma possono essere delegate ed hanno per oggetto l'attività di gestione corrente della struttura, cioè i rapporti con i fornitori di beni e servizi, nonché l'adempimento di tutte quelle formalità che metta in condizione lo Studio di svolgere la propria attività istituzionale nel rispetto delle leggi che regolamentano il settore, con particolare riferimento al rispetto delle leggi sulla sicurezza e sulla privacy.
Rientra tra le attività gestionali anche la formazione e l'aggiornamento costante del CLIENS (programma informatico di gestione dello Studio) a cura della segreteria.


LE ATTIVITA' DI SEGRETERIA

Sono di competenza esclusiva delle segretarie che ne rispondono direttamente ai soci dello Studio ed hanno per oggetto le seguenti attività: accoglienza; centralino (le segretarie sono la prima voce dello Studio); gestione della corrispondenza in entrata ed in uscita; realizzazione materiale dei documenti; eventuali accessi agli uffici amministrativi esterni; preparazione e riordino dei locali; acquisizione costante e quotidiana di informazioni sulle pratiche che vengono movimentate nella giornata lavorativa, attività questa indispensabile e propedeutica alla gestione del CLIENS che rappresenta una attività di importanza strategica per lo Studio e che è sotto la completa responsabilità delle segretarie; predisposizione di un piano settimanale o bi-settimanale delle udienze, delle scadenze di atti od altre incombenze e degli appuntamenti da consegnare ai soci ed ai collaboratori in modo che ciascun componente lo Studio conosca non solo le proprie scadenze ma tutta l'attività dello Studio nel suo complesso; attività di prima contabilità dello Studio, con annotazione delle entrate e delle uscite (con riferimento alle spese le segretarie approntano un resoconto analitico delle spese che deve essere consegnato ai soci alla fine di ogni mese); emissione delle fatture ai clienti e ricezione delle fatture dai fornitori; intermediazione costante con il commercialista dello Studio per curare le scadenze fiscali e previdenziali e quant'altro.


LE ATTIVITA' DI SVOLGIMENTO DELLE PRATICHE

Riguarda il responsabile della pratica e rappresenta una sorta di vademecum, di sequenza da rispettare nell'esecuzione dell'incarico ricevuto dal cliente.
Le attività dello Studio sono suddivise per materia in 2 grandi gruppi cui corrispondono 2 DIPARTIMENTI: IL DIPARTIMENTO DI DIRITTO CIVILE ED IL DIPARTIMENTO DI DIRITTO PENALE, ciascuno presieduto da un Direttore nominato dall'assemblea dei soci.

Le attività che il responsabile della pratica deve effettuare sono le seguenti: colloquio preliminare con il cliente; lettera di incarico del cliente e conseguente accettazione dell'incarico, con sottoscrizione della modulistica prevista dalla legge e dalla procedura della certificazione di qualità; inserimento dei dati nel CLIENS; studio della questione in fatto ed in diritto con ricerca del materiale di supporto; la ricerca in diritto deve svolgersi, in primis, sul piano legislativo, poi sul piano giurisprudenziale ed infine sul piano dottrinale; analisi dell'ARCHIVIO DATI STORICI dello Studio per verificare se sono state trattate questioni uguali o simili al fine di accertare le strategie già adottate e gli esiti che queste hanno avuto, ma anche al fine di accertare gli specifici orientamenti della Curia competente in modo da adeguare eventualmente la strategia da adottare; approntare la strategia difensiva con i relativi mezzi di attuazione; in caso di difficoltà o di questione particolarmente complessa e/o delicata riferire al Direttore del Dipartimento di pertinenza il quale, se lo ritiene utile, può convocare una riunione dello Studio per la discussione collegiale, cioè con tutti i componenti dello Studio, ovvero approvare la strategia, apportando le necessarie modifiche; nuovo colloquio con il cliente (da effettuare personalmente o tramite lettera o fax, mai per telefono) al fine di comunicare la strategia difensiva che si intende adottare, spiegando le ragioni e gli obiettivi che si intendono perseguire in modo che il cliente possa approvarla e condividerla; effettivo svolgimento della pratica con esecuzione degli incombenti previsti con massima puntualità e precisione; in caso di difficoltà nello svolgimento delle varie fasi o di questione particolarmente complessa e/o delicata riferire al Direttore del Dipartimento di pertinenza il quale, se lo ritiene utile, può convocare una riunione dello Studio per la discussione collegiale, ovvero licenziare l'atto per i successivi incombenti, apportando le necessarie modifiche (in questi casi si deve comunque effettuare l'incombente, cioè l'atto, in modo da rendere più agevole la comprensione del problema e più rapida la soluzione); informare il cliente sullo stato della pratica ad ogni incombente rilevante e comunicare gli esiti per iscritto o attraverso un apposito appuntamento o, se vi sono le condizioni, anche per telefono; tutti gli incombenti, ovvero tutti gli atti devono essere sottoposti, prima della notifica e/o del deposito, al Direttore del Dipartimento di pertinenza per la c.d. supervisione e per i c.d. controlli di linea; quantificare in termini di tempo tutte le varie attività svolte sulla pratica ed annotarle in tempo reale sul fascicolo; il fascicolo, che deve essere ordinato in ordine cronologico, cioè dal documento più antico a quello più recente e suddiviso in atti giudiziari, ricerche ed altri documenti, deve contenere tutte le informazioni inerenti l'attività svolta e gli incombenti in scadenza; il fascicolo deve rimanere sempre nello Studio ed a disposizione dei soci per eventuali consultazioni anche in caso di assenza del responsabile della pratica e la collocazione del fascicolo deve essere resa nota alla segreteria; le attività relative al procedimento sopra descritto devono essere riportate e risultare anche nel CLIENS.


LE ATTIVITA' DI SUPPORTO

Concetto essenziale e fulcro delle attività di supporto è l'acquisizione e lo scambio di informazioni di qualsiasi natura tra i vari componenti dello Studio e tra i vari componenti ed i soci.

Le attività di supporto sono attività di importanza strategica dello Studio perchè volte a migliorare il funzionamento della struttura e ad elevare la qualità dei servizi dello Studio. Esse sono rappresentate da:

 

  • OSSERVATORIO PERMANENTE sulle modifiche legislative e sugli orientamenti giurisprudenziali;
  • Formazione ed aggiornamento dei MODELLI interni per gli atti giudiziari;
  • Formazione ed aggiornamento dell'ARCHIVIO DATI STORICI;
  • Formazione ed aggiornamento di un ELENCO DEI PROFESSIONISTI con i quali lo Studio intrattiene rapporti professionali (consulenti, colleghi domiciliatari, commercialisti, ecc.) con l'indicazione delle loro caratteristiche;
  • FORMAZIONE ED AGGIORNAMENTO PROFESSIONALE dei componenti dello Studio, da svolgere individualmente o collettivamente: a livello individuale è consigliato che ciascun professionista, mantenendo costante il livello di preparazione generale, predisponga un proprio piano di studi permanente che lo conduca ad una specializzazione secondo le proprie aspirazioni, tenendo comunque conto delle esigenze del mercato in cui opera; a livello collettivo saranno indette periodiche riunioni di Studio specificamente dedicate alla discussione di novità legislative od alla comunicazione di particolari conoscenze acquisite da ciascun componente lo Studio nell'esecuzione del proprio piano di studi o in ragione dell'appartenenza all'Osservatorio permanente, tali da essere utili all'attività di tutti i componenti lo Studio;
  • RIUNIONE DI STUDIO settimanale o bi-settimanale per l'analisi dell'attività da svolgere nel periodo in questione al fine di razionalizzare il lavoro dei componenti lo Studio;
  • SITO INTERNET: lo Studio ha già attivato un proprio sito internet le cui modalità di funzionamento e di gestione saranno deliberate dal gruppo di lavoro nel corso delle riunioni di Studio.
  • NORMA DI CHIUSURA
  • Tutte le informazioni di cui i componenti lo Studio vengano a conoscenza in esecuzione delle attività sopra illustrate sono da considerare riservate e dunque ne è vietata la divulgazione sotto qualsiasi forma.
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Economia e legge, un rapporto consapevole

"La conoscenza delle leggi risulta, oggi, decisiva anche per la redditività aziendale". Fabio Messi, partendo da questo presupposto, sostiene la necessità di costruire sinergicamente un rapporto, costante, tra legale e impresa. - Andrea Mascariello -

E' fondamentale far sì che l'impresa si impegni a conoscere e approfondire le leggi e gli orientamenti giurisprudenziali che regolano un determinato settore di azione. Si tratta di un dettame indotto dalla sempre più crescente complessità della realtà economica.

 

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